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Potencie sus eventos

Es común que las organizaciones y empresas realizan eventos para reunir a colegas y expertos con el fin de debatir sobre temas de interés común o bien para abordar una tarea específica. Con mucha frecuencia, la mayor atención de los organizadores se centra en aspectos financieros y logísticos y en la elaboración de la agenda. Sin embargo, lo relativo a la metodología se deja de lado o se asume que un formato convencional será suficiente. Esto es un error que lleva a que el enorme esfuerzo que implica movilizar personas y recursos sea sub-aprovechado y a que muchas oportunidades de aprendizaje y colaboración sean desperdiciadas.

Por ejemplo, un grupo de organizaciones decide realizar un congreso internacional de 2 días al que convoca a 200 personas. Para ello destina un presupuesto que utiliza en financiar los boletos de avión de unos expertos internacionales invitados a presentar una ponencia, a pagar un centro de convenciones, alimentación, papelería y transporte y acomodación del equipo organizador, claro, asumiendo que los invitados no cobran por su presencia. Se define una agenda compuesta por unas plenarias con las presentaciones de los expertos y algunos espacios para preguntas y unas sesiones paralelas con más presentaciones y algunos espacios para preguntas, todo ello con unos cortos espacios de receso para un café. Al final del día o del evento, alguna actividad social complementa la agenda.

Pero este enorme esfuerzo humano, institucional y financiero que implica la movilización de más de 200 personas debe ser aprovechado al máximo para estos propósitos. No tiene en cuenta el costo de lo que representa para los 200 asistentes estar allí: sus costos de desplazamiento, su acomodación y, más importante, su tiempo. Participantes que vienen desde muy lejos para sentarse por horas a escuchar a unos así llamados expertos para luego intentar en los recesos hacer algunos contactos contra reloj.

Con los desarrollo tecnológicos existentes hoy en día, eso mismo podría lograrse con unos vídeos colocados en Youtube con las presentaciones de los expertos y con unos foros de conversación en una página de Facebook con un costo mucho menor. Ese formato clásico sirve para propósitos de imagen corporativa y para reafirmar (o no) el carácter de experto de algún gurú. Pero, ¿valió la pena como espacio de aprendizaje, de colaboración y de creación de redes?

Todo evento es un proyecto de gestión del conocimiento y de aprendizaje colaborativo. Su principal valor agregado está en las experiencias, en el intercambio de conocimientos, en la generación de nuevo conocimiento y en el fortalecimiento de las redes sociales.


Los formatos convencionales en este tipo de eventos permiten una muy reducida interacción entre los asistentes y limitan los espacios en los que se desarrollan las conversaciones generadoras de nuevas ideas. El valor agregado de asistir al evento no está tanto en las presentaciones mismas, las cuales, con los medios tecnológicos actuales, podrían distribuirse electrónicamente. Es por ello que proponemos abordar todo el proyecto desde una óptica que potencie las interacciones, las conversaciones, la creatividad y que, a la vez, se apoye en los mismos participantes para potenciar la difusión y el impacto de lo que el evento mismo genere a lo largo de su desarrollo.

Un proceso de aprendizaje implica una combinación de tres factores: el conocimiento que cada cual tiene sobre un tema particular, las experiencias que acompañan o que dan forma al proceso de aprendizaje y la información. Una estrategia más adecuada debe buscar entonces potenciar los tres factores para optimizar los resultados y alcances del evento.


Conocimiento. Tanto las personas como las organizaciones que asisten poseen muchos conocimientos sobre los temas a debatir. Es muy importante crear espacios y momentos para que este saber sea compartido y debatido desde distintas perspectivas. Por ello, las metodologías que se adopten deben promover este intercambio no solo entre expositores y participantes sino además entre participantes a todo lo largo del evento.


Experiencia. La mejor forma de aprender es a través de la experiencia. A través de distintos formatos metodológicos es posible crear espacios para que los asistentes vivan y compartan experiencias en los temas relacionados con el evento: técnicas participativas, multimedia, redes sociales, sesiones de “networking” permiten generar las condiciones para que se dé un aprendizaje desde la experiencia.


Información. Con los desarrollos en el campo de las TICs y el uso de medios más convencionales, la circulación y el acceso a la información han dejado de ser un obstáculo mayor. Por el contrario, el problema no es la falta sino el exceso de información. Generarla de manera ordenada de tal forma que sea posible ubicarla y utilizarla de manera rápida y efectiva es entonces el reto para un evento de esta naturaleza. Esto se traduce, por ejemplo, en el uso adecuado de etiquetas que clasifiquen las ponencias, las relatorías y demás documentos que se generen en el seno del evento.


Por último, es necesario señalar que la creatividad es un factor que contribuye a potenciar el intercambio y la generación de conocimiento. El colocar a los participantes ante contextos y dinámicas diferentes promueve su capacidad de explorar nuevas perspectivas y aproximaciones a problemáticas ya conocidas. a su vez, contribuye a generar un ambiente de trabajo muy positivo y dinámico.

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Tribus & Nómadas,
19 abr. 2013 7:43